Być czy nie być VAT-owcem – oto jest pytanie

Podatek VAT jest najbardziej powszechną daniną na rzecz państwa – płaci go każdy, kto robi zakupy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy sytuacja wygląda jednak nieco inaczej, gdyż nie zawsze trzeba być płatnikiem VAT. Choć większość firm posiada taki status, to dla każdego jest on obligatoryjny – niekiedy okazuje się również nieopłacalny. Którym przedsiębiorcom opłaca się być VAT-owcem, a którym nie? Z jakimi korzyściami i obowiązkami wiąże się status płatnika VAT? Kiedy trzeba być VAT-owcem? Na te oraz inne pytania związane ze zwolnieniem z podatku VAT odpowiadamy w niniejszym tekście.

Rejestracja płatnika VAT

Zakładając działalność gospodarczą, w większości przypadków poza nielicznymi wyjątkami przedsiębiorca nie jest płatnikiem VAT. Aby nim zostać, trzeba udać się do właściwego dla miejsca zamieszkania (osoby fizyczne) lub siedziby firmy (spółki) urzędu skarbowego i złożyć odpowiedni formularz – deklarację VAT-R. Obecnie rejestracja jest wolna od opłaty skarbowej, z tym że nie dostaniemy pisma z potwierdzeniem zarejestrowania. W każdej chwili możemy jednak wystąpić do US z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia – koszt 21 zł. Wówczas otrzymamy pismo VAT-5, które stanowi urzędowe potwierdzenie rejestracji płatnika VAT. Jest ono konieczne, gdy przedsiębiorca musi udokumentować fakt, że jest zarejestrowany jako czynny płatnik VAT – na przykład przy staraniu się o dofinansowanie do firmy z funduszy unijnych.

Prawo do zwolnienia

Tylko w przypadku niektórych firm jest konieczność bycia płatnikiem VAT – większość przedsiębiorców może samodzielnie podjąć tę decyzję. Takie prawo mają firmy, których roczny obrót nie przekroczył 150 tys. zł – przychody poniżej tego pułapu pozwalają na zwolnienie z obowiązku płacenia podatku VAT. Istnieje również grupa branż, w obrębie których wszystkie przedsiębiorstwa są automatycznie zwolnione z płacenia podatku VAT. Zalicza się do nich m.in. następujące przypadki:

  • działalność polegająca na nauczaniu języków obcych;
  • najem na cele mieszkaniowe;
  • usługi ubezpieczeniowe;
  • usługi świadczone przez pielęgniarki i lekarzy.

Kiedy trzeba być płatnikiem VAT

W określonych sytuacjach prawo podatkowe zmusza przedsiębiorcę do rejestracji VAT:

  • Roczny obrót powyżej 150 tys. zł. Podstawowym kryterium jest kryterium finansowe – mianowicie każdy przedsiębiorca (wyłączywszy firmy ustawowo niepodlegające pod tę regułę) po przekroczeniu 150 tys. zł obrotu w danym roku kalendarzowym jest zobowiązany do opłacania podatku VAT. Oznacza to, że wszystkie faktury wystawione w czasie, gdy obroty przekroczyły kwotę 150 tys. zł, automatycznie zostają objęta podatkiem VAT.
  • Określone branże. Firmy działające w niektórych branżach nie mają prawo do zwolnienia z VAT i automatycznie muszą być płatnikami tego podatku. Do tych branż należy zaliczyć: hutnictwo; budownictwo (budowle, budynki i tereny budowlane, ale usługi budowlane mogą korzystać ze zwolnienia); handel produktami objętymi podatkiem akcyzowym (wyłączywszy produkcję energii i wyrobów tytoniowych); wewnątrzwspólnotowe nabywanie towarów, import towarów i usług; transport towarów, którego podatnikiem jest nabywca; świadczenie usług, których podatnikiem jest świadczeniobiorca; produkcja samochodów osobowych; usługi prawne; doradztwo (za wyjątkiem doradztwa w zakresie rolnictwa).

Obowiązki płatnika VAT

Czynny podatnik ma wiele obowiązków księgowych, które narzuca ustawodawca. W jego gestii znajduje się:

  • ustalanie stawek VAT dla poszczególnych towarów;
  • ewidencjonowanie przychodów i kosztów;
  • wypełnianie i składanie deklaracji podatkowych w trybie miesięcznym lub kwartalnym;
  • rozliczanie się z urzędem skarbowym z tytułu należnego podatku VAT.

Przy wysokich obrotach, dużych kosztach i częstej sprzedaży trudno jest przedsiębiorcy w pojedynkę zapanować nad tymi wszystkimi obowiązkami, co z reguły de facto oznacza konieczność skorzystania z usług księgowych.

Zalety bycia VAT-owcem

Choć bycie płatnikiem VAT wiąże się z wieloma obowiązkami, to ma również dużo zalet i może stać się źródłem korzyści dla przedsiębiorcy. Najważniejsze plusy wystawiania faktur VAT to:

  • Możliwość odliczeń podatkowych. Podatek należny może być pomniejszony o VAT z faktur za zakupy, koszty i inwestycje, co jest oczywistą korzyścią finansową dla przedsiębiorcy, bo realnie wydatki te są dla niego 23% tańsze.
  • Lepsza współpraca z firmami płacącymi VAT. Wystawiając fakturę VAT klientowi, może on zaliczyć ją do kosztów, co jest dla niego korzystne. Z tego względu potencjalny klient będący płatnikiem VAT chętniej nawiąże z współpracę z daną firmą, jeżeli również jest ona VAT-owcem. Warto wobec tego nim być, jeżeli współpracuje się przede wszystkim z innymi osobami prowadzającymi działalność gospodarczą, które również płacą VAT. Nierzadko zdarza się nawet tak, że to, czy jest się płatnikiem VAT, stanowi jeden z czynników decydujących o atrakcyjności w oczach kontrahenta. W efekcie często ci, którzy nie płacą VAT, są na samym początku wykluczani z dalszych rozmów dotyczących współpracy lub realizacji jakiegoś projektu.

Wady bycia VAT-owcem

Każdy medal ma dwie strony – nie inaczej jest w przypadku podatku VAT. Jakie są jego wady z punktu widzenia przedsiębiorcy?

  • Dodatkowy podatek. VAT to nic innego jak kolejny podatek, który należy wliczyć w cenę produktu, co oznacza, że z punktu widzenia klienta jest on droższy. Pół biedy, jeżeli klient jest firmą posiadającą prawo do odliczenia 23% VAT, bo wówczas w praktyce tego podatku nie odczuje. Problem pojawia się wówczas, gdy większość klientów to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, którzy patrzą wyłącznie na ostateczną cenę. Z tego punktu widzenia konieczność doliczenia podatku w wysokości 23% oznacza dla sprzedawcy mniejszą konkurencyjność.
  • Dodatkowa biurokracja. Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce, delikatnie mówiąc, nie należy do najłatwiejszych. Będąc płatnikiem VAT, sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje, bo z tego tytułu należy sporządzać comiesięczne deklaracje podatkowe, wyliczać należny podatek VAT, dokładnie kontrolować ewidencje przychodów oraz kosztów i być cały czas na bieżąco ze zmianami w przepisach (a są one bardzo częste). W rzeczywistości samodzielna obsługa księgowości w przypadku firmy płacącej VAT staje się praktyczne niemożliwa, dlatego aby czuć się pewnie i bezpiecznie, powinno się skorzystać ze wsparcia fachowców od księgowości, których można znaleźć w EVENEM.
  • Wymóg płacenia podatku VAT nawet w przypadku niezapłaconej faktury. Nawet jeżeli klient zalega z płatnością za fakturę, to przedsiębiorca jest zobowiązany odprowadzić do urzędu skarbowego wynikający z niej podatek VAT. Oznacza to konieczność sięgnięcia do własnej kieszeni, co może powodować problemy związane z płynnością finansową firmy.

Kiedy warto

W niektórych przypadkach bycie płatnikiem VAT to oczywista korzyść finansowa dla przedsiębiorcy, zmniejszająca jego koszty i pozwalająca poczynić znaczne oszczędności. Kiedy wobec tego najbardziej opłaca się zrezygnować ze zwolnienia z podatku VAT?

  • Wysokie koszty prowadzenia działalności. Tu sprawa jest jasna – jeżeli przedsiębiorca dużo inwestuje i często dokonuje zakupu towarów lub usług potrzebnych do funkcjonowania firmy, to nie powinien ani chwili się zastanawiać nad tym, czy warto być VAT-owcem. Możliwość odliczenia 23% podatku od zakupów to wystarczający czynnik przemawiający za tym, że zdecydowanie warto.
  • Świadczenie usług zagranicznym podmiotom. Faktura wystawiana zagranicznemu podmiotowi z definicji jest objęta klauzulą „nie podlega opodatkowaniu”, co siłą rzeczy wyklucza z końcowej ceny podatek VAT. Konieczność podwyższania ceny produktu lub usługi związana z wliczeniem do niej podatku VAT zostaje wobec tego wyeliminowana. Jeżeli więc jednocześnie jest się płatnikiem VAT, można w tej sytuacji odliczyć podatek VAT od zakupów oraz inwestycji zaliczanych jako koszty działalności bez konieczności wliczania go w cenę produktu. 23% ceny za zakupy pozostaje więc w kieszeni na zawsze, podczas gdy podatku VAT wynikającego ze sprzedanych towarów lub usług nie trzeba opłacać.
  • Współpraca z firmami, które również są płatnikami VAT. Generalnie firmy będące płatnikami VAT znacznie chętniej współpracują z podmiotami, które także mają możliwość wystawienia faktur VAT, gdyż 23% z ceny zakupionej usługi lub towaru mogą sobie zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Jeżeli więc przedsiębiorca współpracuje głównie z tego typu firmami, optymalnym rozwiązaniem będzie rezygnacja ze zwolnienia z podatku VAT.
  • Stawka VAT sprzedawanych artykułów lub świadczonych usług jest niższa niż VAT produktów zaliczanych do kosztów. Tu warto posłużyć się przykładem, aby lepiej wyjaśnić tę kwestię. Przyjmijmy, że sprzedajemy książki i czasopisma objęte podatkiem VAT w wysokości 5%, a przy tym cały czas inwestujemy – kupujemy pojazdy, sprzęt i narzędzia pracy, dla których VAT wynosi 23%. W tej sytuacji różnica procentowa pomiędzy stawkami podatku VAT towarów kupowanych i sprzedawanych powiększa zyski przedsiębiorcy, dlatego bycie płatnikiem VAT jest szczególnie opłacalne z punktu widzenia firm sprzedających usługi lub produkty objęte niższą stawką podatku VAT aniżeli 23%.

Kiedy nie warto

Gdy współpracuje się z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, którym faktura VAT nie jest potrzebna. W powyższym przypadku bycie VAT-owcem powoduje, że do finalnej ceny produktu lub usługi należy doliczyć podatek, choć klient i tak go sobie nie odliczy, bo przecież nawet nie prowadzi firmy i nie może rozliczyć kosztu, jakim jest dla niego podatek VAT. Jeżeli więc współpracuje się przede wszystkim albo w dużej mierze z osobami prywatnymi i nie osiąga się dochodów przewyższających 150 tys. zł rocznie, to mimo wszystko lepszym wyjściem jest niepłacenie podatku VAT. Taka sytuacja często występuje w przypadku freelancerów i osób wykonujących wolne zawody – programistów, copywriterów, redaktorów, grafików, prawników, tłumaczy itd.

Rezygnacja z VAT

Każdy przedsiębiorca, który nie przekroczył 150 tys. zł przychodu w danym roku i nie wykonuje działalności ustawowo objętej wymogiem płacenia podatku VAT, nie wcześniej jednak niż po upływie roku licząc od końca roku, w którym zrezygnował ze zwolnienia lub utracił do niego prawo, ma prawo  złożyć wniosek o przywrócenie zwolnienia z podatku VAT. Powinien to zrobić w terminie 7 dni od dnia, w którym chce powrócić do zwolnienia. W tym celu w urzędzie skarbowym składa się aktualizację deklaracji VAT-R, zaznaczając pole C.1.30. Warto pamiętać, że istnieje możliwość określenia dokładnej daty, od kiedy zwolnienie z podatku VAT ma zostać wznowione – może to być nawet kilka miesięcy od dnia złożenia deklaracji VAT-R.

Podsumowanie

Aby zorientować się, czy warto być VAT-owcem, czy nie, trzeba dokładnie przeanalizować strukturę klientów oraz przejrzeć wydatki i przychody firmy. Decyzja wcale nie jest taka oczywista, jak mogłoby się wydawać, szczególnie jeśli prowadzi się jednoosobową działalność gospodarczą nastawioną na świadczenie usług. Dokonując ostatecznego wyboru, warto podeprzeć się wiedzą fachowców z EVENEM, który mają doświadczenie w dziedzinie księgowości – dzięki temu można uniknąć kosztownych pomyłek i powiększyć przyszłe zyski.

Leave a Comment