Odliczenie VAT na paliwo – kto i kiedy może

Prowadzisz działalność gospodarczą i posiadasz własny samochód? Jeżeli zdarza Ci się korzystać z niego w celach firmowych, masz prawo do odliczenia podatku VAT zawartego w cenie paliwa. Jakie warunki musisz spełnić? Jaką część podatku możesz odliczyć?

Jeszcze do 30 czerwca 2015 roku prawo do odliczenia podatku VAT od ceny zakupionego paliwa (benzyna, olej napędowy, gaz LPG) mieli tylko ci przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali swoje pojazdy w celach prowadzenia działalności gospodarczej. Wykluczone było korzystanie z pojazdu w celach prywatnych i firmowych przy jednoczesnym odliczaniu 100% podatku VAT od zakupionego paliwa. Począwszy od 1 lipca 2015 roku, weszło w życie prawo zmieniające ten stan rzeczy i wprowadzające możliwość odliczenia 50% podatku VAT zawartego w cenie paliwa również dla osób używających pojazdu w osobistych, a nie tylko firmowych interesach. Podstawowym warunkiem pozwalającym na odliczenie VAT na paliwo – niezależnie od tego, czy mowa o 100%, czy 50% kwoty podatku VAT – jest konieczność posiadania statusu czynnego płatnika VAT. Jeżeli nie jest się tzw. vatowcem, nie ma takiej możliwości. Prawo do odliczenia przysługuje na samochody osobowe, ciężarowe i dostawcze, motocykle oraz inne pojazdy wykorzystywane z myślą o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Odliczenie 50% VAT

Prawo do odliczenia 50% podatku VAT od ceny zakupionego paliwa przysługuje każdemu przedsiębiorcy będącemu płatnikiem VAT, który korzysta z pojazdu zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych. Otrzymując fakturę na stacji benzynowej, przedsiębiorca może od należnego podatku VAT odliczyć połowę ceny zawartego w niej podatku VAT. Nie ma przy tym znaczenia, w jakich proporcjach użytkuje się pojazd. Bez względu na to, czy wykorzystuje się go przede wszystkim w celach firmowych i rzadko w celach prywatnych lub odwrotnie, wartość odliczenia podatku VAT zawsze będzie niezmienna i wyniesie 50%. Przedsiębiorca nie musi przy tym spełniać żadnych innych wymagań ani prowadzić ewidencji – wystarczy, że wprowadzi pojazd na stan środków trwałych i niejako automatycznie należy mu się prawo do odliczenia połowy kwoty VAT zawartej w paliwie.

Przykład: Przedsiębiorca korzystający z pojazdu w celach mieszanych zakupił paliwo za kwotę 300 zł + 69 zł VAT. 50% kwoty VAT z tej faktury, czyli 34,50 zł może następnie zostać odliczona od należnego podatku VAT.

50% VAT można odliczać również od samochodów prywatnych (takich które nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych). W takim przypadku trzeba prowadzić tzw. kilometrówkę  – tą mniej szczegółową (która jest tu uwzględniona w kilometrówce przy VAT-26).

Odliczenie 100% VAT

Sytuacja znacznie bardziej komplikuje się w przypadku odliczenia 100% podatku VAT od zakupionego paliwa. Prawo do niego mają tylko ci przedsiębiorcy, którzy wykorzystują pojazd wyłącznie w celach firmowych. Choćby jednorazowe użycie samochodu osobowego lub motocykla w prywatnych interesach – np. podrzucenie dzieci do szkoły – wyklucza możliwość pełnego odliczenia podatku VAT od paliwa. Aby mieć prawo do 100% odliczenia, właściciele samochodów osobowych, motocykli, skuterów oraz innych pojazdów mogących mieć przeznaczenie prywatne muszą ponadto spełnić następujące warunki:

  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. „kilometrówkę”;
  • stworzyć obowiązujący dla pracowników regulamin korzystania z pojazdu;
  • zarejestrować pojazd w Urzędzie Skarbowym, wypełniając formularz VAT-26.

Powyższe warunki dotyczą wyłącznie samochodów osobowych, motocykli i pojazdów, które można użyć w celach prywatnych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku przedsiębiorców korzystających z pojazdów ciężarowych, dostawczych lub innych o specjalnym, typowo zarobkowym charakterze – dźwigów, koparek, spycharek, piaskarek itd. – oni mają „łatwiejsze życie” z fiskusem i nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów ani rejestrować pojazdu w Urzędzie Skarbowym. Siłą rzeczy ich pojazdy nie nadają się bowiem do codziennego, prywatnego użytku. Z kolei przedsiębiorcy korzystający z prawa do pełnego odliczania VAT dla samochodów osobowych i motocykli znajdują się pod czujną obserwacją urzędników Kontroli Skarbowej i powinni być przygotowani na kontrole.

W razie kontroli trzeba udowodnić, że samochód, motocykl czy skuter jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych. Jak to zrobić? Istnieje kilka możliwości, np.:

  • pozostawianie samochodu na parkingu firmowym w czasie, gdy firma jest zamknięta;
  • zainstalowanie w pojeździe monitoringu GPS;
  • prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) powinna zawierać następujące informacje:

  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • opis każdej przejechanej trasy (skąd – dokąd),
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • potwierdzenie autentyczności wpisu przez podatnika.

 

W przypadku używania samochodu przez podatnika (pracowników), ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  •  liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencji nie trzeba prowadzić w przypadku pojazdów osobowych i motocykli przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży lub oddania w odpłatne używanie (najem, dzierżawa, leasing i umowy podobne).

Przykład: Przedsiębiorca korzystający z pojazdu tylko w celach prowadzenia działalności gospodarczej nabył paliwo za kwotę 300 zł + 69 zł VAT. 100% wartości VAT z tej faktury, czyli 69 zł może następnie zostać odliczona od należnego podatku VAT.

Poprzez aktualizację formularza VAT-26 można zmienić status pojazdu na wykorzystywany w celach mieszanych – wówczas znika obowiązek prowadzenia dokładnej dokumentacji, ale przedsiębiorca traci prawo do pełnego odliczenia 100% VAT od paliwa.

 

 

Leave a Comment