Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, do których zobligowany jest właściciel firmy. Jeden z nich dotyczy przechowywania dokumentacji przedsiębiorstwa. Aby uniknąć przykrych niespodzianek, np. podczas kontroli skarbowej, warto mieć świadomość, jakiego typu dokumenty, jak długo, w jaki sposób i gdzie należy przechowywać.

Generalnie dokumenty, które obowiązkowo należy przechowywać, można podzielić na te dotyczące spraw związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, podatkami oraz zatrudnieniem pracowników. Poniżej pokrótce omówiono każdą z tych kategorii.

Dokumenty podatkowe

Czym są dokumenty podatkowe? Jak można się domyślać, obejmują one oryginały, kopie i duplikaty:

  • faktur;
  • rachunków;
  • rocznych rozliczeń podatkowych;
  • ksiąg podatkowych;
  • zaliczek podatkowych;
  • innych dokumentów podatkowych.

Wykorzystane w celach podatkowych dokumenty muszą być przechowywane zarówno przez stronę wystawiającą, jak i przyjmującą. Prawo podatkowe nakłada na właściciela firmy przymus zachowania dokumentów podatkowych przez 5 lat od ostatniego dnia roku, w którym przedsiębiorca był zobligowany do opłacania danego podatku. Przykładowo, rozliczenie roczne PIT za 2015 rok powinno się przechowywać do końca 2021 roku. Obowiązek opłacenia podatku PIT przypadł bowiem na 2016 rok, od którego należy liczyć okres pięciu lat. Wyjątkiem są sprawozdania finansowe – one muszą być przechowywane przez całe życie.

Dokumenty ZUS

Dokumenty, które przedsiębiorca otrzymał lub przekazał do ZUS, również muszą być zachowane. Tutaj sprawa jest jednak nieco bardziej skomplikowana niż w przypadku dokumentów podatkowych. Dokumenty płatnicze, czyli potwierdzające opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy i ewentualnie Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych należy przechowywać przez okres 5 lat lub do czasu uzyskania prawa do świadczeń emerytalnych. Przykładowo, dokumenty poświadczające o opłaceniu składek ZUS za czerwiec 2015 roku należy przechowywać do końca 2020 roku.

Z kolei dokumenty, które przedsiębiorca otrzymał w momencie zgłaszania się do ZUS (druki ZUS ZFA lub ZUS ZPA), trzeba zachować przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej. Jeszcze inaczej rzecz się ma przy dokumentach rozliczeniowych, obejmujących wszelkiego rodzaju raporty, korekty, rozliczenia, deklaracje itd. Mianowice ich oryginały i kopie powinno się przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich dostarczenia do ZUS – dotyczy to dokumentów w formie cyfrowej i papierowej. Jeżeli więc dokumenty zostały przesłane do ZUS 1 stycznia 2010 roku, obowiązek ich przechowywania wygasa 1 stycznia 2020 roku.

Dokumenty zatrudnieniowe

Najdłużej, bo aż przez 50 lat od daty wygaśnięcia stosunku pracy lub od dnia wygenerowania danego dokumentu płacowego trzeba przechowywać wszelkiego rodzaju pisma, umowy, rozliczenia, kartoteki, ewidencje, rejestry itd. odnoszące się do zatrudnionych pracowników. Dokumenty pracownicze obejmują zarówno akta personalne osób zatrudnionych, jak i formularze, druki oraz pisma związane z wypłacaniem wynagrodzenia. Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ dokumenty zatrudnieniowe mogą być wykorzystane przez ZUS w celu obliczenia należnej pracownikowi emerytury albo renty. Urzędnicy ZUS mogą się wobec tego zgłosić do przedsiębiorcy nawet po upływie 49 lat od daty rozwiązania umowy o pracę z danymi pracownikiem.

Jak i gdzie przechowywać dokumenty

Dokumentacja firmowa powinna być przechowywana w siedzibie przedsiębiorstwa w sposób uporządkowany i bezpieczny. Warto ją podzielić na okresy (lata, miesiące), starannie oznaczyć i umieścić w miejscu, do którego nie mają dostępu osoby niepowołane i nie zagrażają jej żadne inne niebezpieczeństwa mogące ją zniszczyć lub zdekompletować. Porządek pozwala na szybkie znalezienie odpowiednich dokumentów w razie jakiejkolwiek inspekcji, kontroli czy prośby pracownika o udostępnienie danego druku/formularza. Warto o tym pamiętać, gdyż brak archiwizacji dokumentów firmowych lub prowadzenie jej w nieprawidłowy sposób mogą skutkować grzywnami idącymi w dziesiątki tysięcy zł.

Co istotne, prawo umożliwia archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej, dzięki czemu nie trzeba składować w biurze ogromnych stosów papierów. Należy przy tym pamiętać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych i fachowym zabezpieczeniu elektronicznej dokumentacji, tak aby nie została zniszczona przez wirusy czy zmieniona przez nieuprawnioną do tego osobę. Dla pewności i spokoju warto nagrać ją na pen drive lub płycie CD albo umieścić w chmurze obliczeniowej. Jeżeli jednak jakiś dokument nie został stworzony cyfrowo i jest dostępny wyłącznie w formie papierowej, przedsiębiorca ma obowiązek go zachować, nawet jeśli elektronicznie archiwizuje dokumentację firmową.

Leave a Comment