Wszystko o fakturze PRO FORMA

Faktura PRO FORMA to dokument powszechnie wykorzystywany w obiegu gospodarczym, który stosuje się jeszcze przed zawarciem transakcji. Choć przypomina tradycyjną fakturę, to nią nie jest i wiąże się z całkowicie innymi skutkami. Czym wobec tego jest faktura PRO FORMA? Jak i kiedy można i należy jej używać? Jakie konsekwencje powoduje?

Czym jest

Faktura PRO FORMA wygląda niemal identycznie jak zwykła faktura, ale nią nie jest, gdyż pełni funkcję dokumentu handlowego. Jej wartość jest wyłącznie informacyjna i ma znaczenia tylko przy wewnętrznych rozliczeniach pomiędzy kontrahentami. Nadaje się jej miano PRO FORMA poprzez odpowiednią adnotację, która najczęściej przyjmuje po prostu postać tytułu „PRO FORMA”. Tenże tytuł jest najważniejszym elementem pozwalającym rozróżnić ją od standardowej faktury. Ponadto PRO FORMA powinna zawierać dane identyfikacyjne kontrahentów oraz datę, przedmiot i kwotę transakcji wyrażaną w cenach netto i brutto.

Co powinna zawierać:

  • widoczne oznaczenie odróżniające ją od standardowej faktury (np. tytuł „FAKTURA PRO FORMA”);
  • dane identyfikacyjne sprzedawcy i nadawcy;
  • opis przedmiotu transakcji;
  • datę zawarcia transakcji;
  • kwotę transakcji wyrażoną w kwotach netto i brutto.

Faktura PRO FORMA stanowi oświadczenie woli i dowodzi, że obie strony chcą ze sobą współpracować. Zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Finansów, służy ona kontrahentom do wyrażenia chęci współpracy – zleceniodawcy pozwala potwierdzić zamówienie, a zleceniobiorcę zapewnia o możliwości przystąpienia do jego realizacji.

Skutki prawne

Faktura PRO FORMA tym różni się od swojej tradycyjnej odpowiedniczki, że nie pociąga za sobą żadnych skutków księgowo-podatkowych. Oznacza to, że jej wystawienie nie wiąże się z koniecznością odprowadzenia podatków – przymus płacenia VAT w tym przypadku nie istnieje, podobnie jak obowiązek wliczania tej faktury w księgowość firmy. W związku z tym również kontrahent nie może odliczyć podatku VAT z faktury PRO FORMA.

PRO FORMA istnieje poza standardowym obiegiem dokumentów księgowych i nie podlega rozliczeniu, zatem jeśli pojawia się pytanie, kiedy wystawić fakturę VAT, odpowiedź brzmi – dopiero w momencie sprzedaży. Wystawienie faktury PRO FORMA nie zwalnia bowiem z obowiązku wystawienia zwyczajnej faktury VAT, najpóźniej w terminie 7 dni od daty transakcji. Fakturę wystawia się nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Nie ma już konieczności zawierania w nazwie faktury słowa VAT, wystarczy samo „faktura”.

Numerowanie

Wielu podatników nurtuje kwestia związana z ze sposobem numerowania faktur PRO FORMA, dlatego warto ją poruszyć. Choć nie istnieją żadne przepisy regulujące tę kwestię, to aby uniknąć „luk” w dokumentach księgowych spowodowanych usuwaniem faktur PRO FORMA po wystawieniu tradycyjnej faktury, nie należy jej w ogóle numerować. Takie rozwiązanie jest najbardziej praktyczne i nie powoduje żadnych późniejszych komplikacji.

Faktura PRO FORMA:

  • nie powoduje skutków prawnych;
  • nie jest dokumentem księgowym;
  • nie podlega opodatkowaniu;
  • nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT.

Leave a Comment