Zawieszenie działalności gospodarczej – kompendium

Polskie prawo, a dokładnie Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 roku daje przedsiębiorcom możliwość zawieszenia działalności gospodarczej. Każdy, kto chce z niej skorzystać, powinien jednak najpierw zapoznać się z najważniejszymi przepisami, obowiązkami i prawami, jakie ma przedsiębiorca decydujący się na zawieszenie firmy.

Dla kogo zawieszenie działalności

Prawo zezwala zawiesić każdą formę działalności gospodarczej, począwszy od jednoosobowej firmy, poprzez spółkę jawną i cywilną, skończywszy na spółce akcyjnej. Dozwolony okres zawieszenia wynosi od 30 dni do 24 miesięcy. Istnieje jednak jeden warunek: przedsiębiorca, który chce zawiesić swoją działalność, nie może zatrudniać pracowników na umowę o pracę. Jeżeli tak się dzieje, to przed zawieszeniem działalności trzeba ich zwolnić. W przypadku zatrudniania więcej niż 20 pracowników istnieje obowiązek przeprowadzenia zwolnień grupowych, natomiast po wznowieniu działalności należy z powrotem przyjąć osoby, które chcą ponownie podjąć pracę. Dotyczy to jednak wyłącznie przedsiębiorców zatrudniających więcej niż 20 pracowników – mniejsza liczba zatrudnionych nie wymaga ich przyjęcia z powrotem do pracy po wznowieniu działalności.

Jak zawiesić działalność gospodarczą

Podobnie jak podczas zakładania działalności gospodarczej, tak i przy jej zawieszeniu trzeba wypełnić odpowiedni formularz CEIDG-1. Konieczne jest wskazanie dokładnej daty, od kiedy firma ma zostać zawieszona, aczkolwiek nie może być ona wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku. W tymże wniosku powinno się orientacyjnie określić przewidywaną datę wznowienia działalności gospodarczej, jednak należy pamiętać, że pod żadnym względem nie jest ona wiążąca. Nawet jeśli działalność zostanie wznowiona kilka miesięcy przed lub po dacie zadeklarowanej we wniosku, nie będzie to miało żadnych konsekwencji prawno-księgowych.

Wypełniwszy formularz, można go osobiście dostarczyć do właściwego dla siedziby firmy urzędu miasta lub gminy albo przesłać go elektronicznie, ale wymaga to posiadania certyfikowanego podpisu elektronicznego bądź podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Innym sposobem jest wysłanie formularza pocztą, lecz tu z kolei potrzebne jest poświadczenie notariusza. Dostarczywszy wniosek do urzędu miasta lub gminy, jest on przesyłany do urzędu skarbowego, ZUS-u i GUS-u, dzięki czemu nie trzeba osobiście odwiedzać każdej z tych instytucji.

Składki ZUS

Przedsiębiorca, który zawiesza firmę, nie podlega ubezpieczeniu społecznemu, zdrowotnemu, chorobowemu ani wypadkowemu. Obowiązek opłacania składek ZUS ustaje bowiem wraz z dniem określonym w formularzu CEIDG-1 jako data przerwania działalności gospodarczej. Jeżeli dzień zawieszenia przypada w środku miesiąca, przedsiębiorca jest zobowiązany opłacić składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy w wysokości proporcjonalnej do ilości dni, w trakcie których w tymże miesiącu podlegał ubezpieczeniu. Przykładowo, jeśli zawiesi się firmą od 15 stycznia, to należy opłacić składki za 14 wcześniejszych dni. Ubezpieczenie zdrowotne opłaca się natomiast w pełnej kwocie za cały miesiąc – nawet jeśli przedsiębiorca zawiesił działalność na samym początku miesiąca.

Należy pamiętać, że ubezpieczenie zdrowotne obowiązuje przez 30 kolejnych dni od daty zawieszenia działalności – przez ten czas można jeszcze bezpłatnie korzystać z usług publicznej opieki zdrowotnej. Po upływie 30 dni przedsiębiorca pozostaje bez ubezpieczenia, lecz jeśli tylko chce, może zacząć opłacać składki dobrowolnie, podpiąć się do ubezpieczenia któregoś z członków rodziny lub zarejestrować się jako bezrobotny i z tego tytułu korzystać z ubezpieczenia zdrowotnego – pod warunkiem, że jednocześnie nie korzysta z ubezpieczenia z innego tytułu, np. wynikającego z umowy o pracę. Zarejestrowanie się jako osoba bezrobotna w trakcie zawieszenia działalności wiąże się jednak ze wszystkimi konsekwencjami wynikającymi z posiadania statusu bezrobotnego, czyli koniecznością uczęszczania na kursy i szkolenia czy brakiem możliwości nieuzasadnionego odrzucenia oferty pracy złożonej przez urząd pracy.

Podatki

W okresie, kiedy firma jest zawieszona, nie ma obowiązku płacenia podatków dochodowych ani VAT. Podatnicy będący płatnikami VAT nie muszą zatem składać deklaracji podatkowych VAT-7 ani VAT-7K. Jeżeli jednak w okresie zawieszenia dokonuje się zakupów, opłaca się biuro, korzysta się z telefonów firmowych lub ponosi się inne koszty związane z działalnością i chce się odliczyć od nich 23% podatku VAT, to można złożyć powyższe deklaracje podatkowe. Koszty należy wykazać zbiorczo w pierwszej deklaracji wysłanej do urzędu skarbowego po wznowieniu firmy. W trakcie zawieszenia firmy powinno się ponadto dokonywać korekty odliczonego podatku naliczonego, jeżeli pojawi się taka konieczność. Dodatkowo przedsiębiorcy będący płatnikami VAT mają obowiązek prowadzenia ewidencji i rejestru VAT w czasie zawieszenia działalności.

Jeśli chodzi o księgowość, to nie ma obowiązku zamykania ksiąg handlowych i podatkowych w trakcie zawieszenia firmy. Nie jest też konieczne zamykanie firmowego rachunku bankowego ani odczytywanie zawartości pamięci kasy fiskalnej. W przypadku zawieszenia działalności nie trzeba oddawać ulgi wynikającej z nabycia kasy rejestrującej, chyba że przedsiębiorca nie wznowi działalności po upływie 24 miesięcy, a łączy czas wykorzystania kasy fiskalnej rzeczywiście nie przekroczy trzech lat – wówczas ulgę należy zwrócić.

Prawa i obowiązki

W trakcie zawieszenia firmy przedsiębiorca może osiągać przychody, ale nie mogą one wynikać bezpośrednio z prowadzenia działalności gospodarczej. Nie można więc sprzedawać produktów lub świadczyć usług, które oferowało się w okresie, gdy działalność była otwarta. Istnieje natomiast możliwość osiągania przychodów ze źródeł niewynikających z prowadzenia działalności, czyli np. z umowy o dzieło albo zlecenie bądź też z tytułu sprzedaży środków trwałych albo wyposażenia firmy. Przychody ze sprzedaży środków trwałych i wyposażenia uwzględnia się w ewidencji księgowej i składa się deklarację VAT za miesiąc, w którym była sprzedaż. Zaliczka na podatek dochodowy także powinna zostać odprowadzona. Z kolei koszty można rozliczyć w pierwszej deklaracji po wznowieniu działalności.

Przedsiębiorca ma również prawo otrzymywać wpływy pieniężne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej pod warunkiem, że zostały one osiągnięcie przed jej zawieszeniem. Jeżeli więc firma została zawieszona 15 stycznia, a zapłata za fakturę wystawioną 14 stycznia przyszła 20 stycznia, czyli już w okresie zawieszenia działalności, to jest to prawidłowe postępowanie. Natomiast od dnia, kiedy zawieszono działalność, przedsiębiorca nie ma prawa wystawiać dokumentów sprzedażowych. Warto pamiętać, że nawet w czasie, gdy firma jest zawieszona, to może zostać poddana urzędniczym kontrolom.

Kiedy się opłaca zawiesić działalność

Oczywistym jest, że zawieszenie działalności gospodarczej opłaca się wyłącznie w niektórych przypadkach. Mianowicie decyzję o czasowym zamknięciu firmy podejmują w głównej mierze przedsiębiorcy wykonujący sezonową działalność, która przynosi dochody wyłącznie przez kilka miesięcy w roku. Otóż prowadzenie firmy w okresie, kiedy nie osiąga się dochodów, traci sens i wiąże się wyłącznie z kosztami oraz obowiązkami księgowo-prawnymi. Nad zawieszeniem działalności gospodarczej powinny pomyśleć również osoby, które wyjeżdżają na dłuższy czas i nie będą miały możliwości prowadzenia firmy – zamiast ją na stałe zamykać, zdecydowanie lepiej zostawić sobie furtkę w postaci zawieszenia i ewentualnie po powrocie dokonać wznowienia.

Przewlekła choroba, sprawowanie nad kimś ciągłej opieki lub każda inna sytuacja wymagająca czasowego porzucenia działalności gospodarczej to kolejny dobry pretekst do zawieszenia firmy, do której można następnie powrócić, kiedy wszystko wróci do normy. Znalezienie lepiej płatnej pracy na okres kilku lub kilkunastu miesięcy bądź udział w projekcie niezwiązanym z prowadzoną działalnością gospodarczą również mogą skłonić do jej zawieszenia. Zawieszenie działalności gospodarczej jest natomiast nieopłacalne i nieuzasadnione przede wszystkim dla przedsiębiorców osiągających regularne dochody przez cały rok i zatrudniających co najmniej kilku pracowników.

Warto zawiesić działalność gospodarczą w przypadku:

  • firmy osiągającej dochody sezonowo, wyłącznie przez kilka miesięcy w roku;
  • choroby lub innych problemów zdrowotnych przez dłuższy czas uniemożliwiających zarobkowanie;
  • opieki nad dzieckiem lub innej sytuacji wymagającej czasowego porzucenia działalności gospodarczej;
  • wyjazdu na dłuższy czas;
  • znalezienia lepiej płatnej pracy sezonowej;
  • realizacji projektu niezwiązanego z działalnością gospodarczą.

Wznowienie działalności gospodarczej

Odpowiedniego formularza CEIDG-1 używa się nie tylko do zawieszenia, ale również do wznowienia działalności gospodarczej. Można to zrobić w dowolnym momencie i nie ma przy tym znaczenia, jaką datę wpisało się jako przewidywany okres wznowienia firmy we wniosku zawieszającym działalność. Jest tylko jeden warunek – data wznowienia nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku, nie da się więc odwiesić działalności „wstecz”. Jeżeli przedsiębiorca sam nie wznowi działalności w przeciągu 24 miesięcy od jej zawieszenia, ulega ona automatycznemu zamknięciu.

Nie wiesz, czy opłaca Ci się zawiesić działalność gospodarczą? Zastanawiasz się, czy w Twoim przypadku korzyści związane z zawieszeniem firmy przewyższą straty? Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości i szukasz fachowej porady, skorzystaj z pomocy ekspertów od księgowości z EVENEM, którzy służą profesjonalnym wsparciem.

Leave a Comment